Armar el pipeline

Un pipeline mal armado no se nota al principio: las tarjetas entran, alguien las mueve, el tablero se ve lleno. Se nota tres meses después, cuando querés saber dónde se te caen las ventas y el tablero no te lo puede decir.

La diferencia está casi entera en cómo definiste las etapas.

La regla: cada etapa describe un hecho, no una sensación

Es lo único que hay que entender de esta página.

Una etapa como "Interesado" no sirve. ¿Cuándo movés la tarjeta ahí? ¿Cuando te contestó? ¿Cuando dijo que le gustaba? Cada persona del equipo decide distinto, y como nadie está seguro, las tarjetas se quedan quietas.

Una etapa como "Propuesta enviada" sí. O la mandaste o no. No hay criterio que discutir, así que el tablero se mantiene actualizado sin que haya que recordárselo a nadie.

Si no podés decir exactamente qué tiene que pasar para que una tarjeta entre a una etapa, esa etapa está mal definida.

Un pipeline de ejemplo

Nuevo lead        → entró, nadie lo contactó todavía
Contactado        → hubo un primer ida y vuelta
Reunión agendada  → hay fecha en el calendario
Propuesta enviada → mandaste números
Negociación       → está discutiendo condiciones

Y después el resultado: ganada o perdida.

Fijate que cada una se puede verificar mirando: hay o no hay turno agendado, mandaste o no mandaste la propuesta. Ninguna depende de interpretar el ánimo del cliente.

Ese mismo pipeline cargado en el sistema: el nombre arriba y las etapas debajo, una por línea y en orden. Los recuadros marcan dónde se agrega una etapa nueva y dónde se guarda.

Cuántas etapas

Entre cinco y siete. Con menos no ves dónde se traba la venta; con más, nadie mantiene el tablero y un tablero desactualizado es peor que no tenerlo, porque te hace tomar decisiones con datos falsos.

Si una etapa no aplica a la mitad de tus tarjetas, tenés dos pipelines disfrazados de uno. Clientes nuevos y renovaciones son procesos distintos con etapas distintas: mezclarlos arruina los números de los dos. Separalos.

El listado de embudos de una cuenta: cada fila es un pipeline con su cantidad de etapas al lado. Tener varios no es un problema —lo es tener uno solo que intenta cubrir procesos distintos—, pero el número de etapas de cada uno conviene mirarlo.

Ganada y perdida no son etapas

Son el resultado, y hay que marcarlo. Un pipeline que solo crece no informa nada.

Y cuando marques perdida, anotá por qué. En tres meses, esa lista de motivos es probablemente el dato más valioso que tengas: te dice si perdés por precio, por tiempos, por una objeción que no estás sabiendo responder, o contra un competidor puntual. Cada uno de esos se ataca distinto.

El valor: poné el número real

La tentación es cargar el monto optimista. Si lo hacés, el total del tablero deja de servir para planificar — y ese total es justamente para lo que existe.

Poné el número de la propuesta. Si todavía no hay propuesta, poné una estimación conservadora y corregila cuando la haya.

Que se mueva solo

Cuanto menos dependa de que alguien se acuerde, más confiable es el tablero. Desde Automatizaciones:

Crear la oportunidad cuando entra un lead por formulario
Pasar a "Reunión agendada" cuando el cliente reserva un turno
Avisar cuando algo lleva 14 días sin moverse

Ese último es el que más rescata: una tarjeta frenada tres semanas está muerta aunque siga en el tablero.

El disparador que escucha los cambios de etapa: cuando una tarjeta se mueve, enciende el flujo. Los filtros de abajo permiten limitarlo a un embudo puntual o a las tarjetas que superan cierto valor.

Errores comunes

Etapas que describen sentimientos. Nadie sabe cuándo mover la tarjeta, así que nadie la mueve.

Demasiadas etapas. El tablero se desactualiza y deja de ser confiable.

No cerrar las perdidas, o cerrarlas sin motivo. Perdés el dato más útil del proceso.

Montos inflados. El total del pipeline deja de servir para planificar.

Mezclar procesos distintos. Dos embudos en un tablero no informan de ninguno de los dos.