Managea · AyudaCalendarios
Que reserven solos y no falte nadie.
El calendario resuelve dos problemas distintos, y conviene separarlos porque se atacan de formas distintas: que la gente reserve sin que vos intervengas, y que después efectivamente venga.
Artículos de esta sección
El colchón antes y después que evita quedar encadenado sin respirar.
Para clases y turnos grupales: que el cliente vea cuántos lugares quedan.
Los horarios semanales, y las excepciones por fecha para feriados y viajes.
Armar la secuencia una vez, y que corra para siempre.
La secuencia de recordatorios que evita el turno perdido.
Para tratamientos, seguimientos y todo lo que se repite cada semana.
Primer problema: que reserven solos
El ida y vuelta de "¿qué día tenés?" / "el martes a las 3" / "uy, no puedo" es tiempo tuyo que no se factura. Un link de reserva lo elimina: el cliente ve tus horarios reales y elige uno.
Lo que tenés que definir una vez:
- Tu disponibilidad real, no la ideal. Si los lunes a la mañana nunca atendés, no los abras.
- La duración de cada tipo de turno.
- El tiempo de colchón entre turnos, para no quedar encadenado sin respirar.
- La anticipación mínima, para que nadie reserve para dentro de diez minutos.
Conectá tu calendario personal. Si no, Managea no ve tus compromisos de afuera y te va a ofrecer horarios en los que ya estabas ocupado. Es la causa número uno de sobreturnos.
Segundo problema: que vengan
Acá es donde el calendario deja de ser una agenda y empieza a devolver plata. Las ausencias son tu costo más caro: el horario ya estaba bloqueado, no se puede revender, y no se recupera.
La secuencia que mejor funciona:
- Confirmación inmediata al reservar, con día, hora y dirección.
- Recordatorio 24 horas antes, que es el que más ausencias evita.
- Recordatorio el mismo día, un par de horas antes.
- Seguimiento si no vino, para reagendar en vez de perder al cliente.
Todo eso se arma una vez en Automatizaciones y después corre solo.
Mandalos por WhatsApp, no por SMS. En LATAM la diferencia de lectura es enorme. Requiere tener el canal activo — ver WhatsApp.
Medir si está funcionando
En Informes ves cuántos turnos se reservaron, cuántos asistieron y cuántos no vinieron. Ese porcentaje de ausencias es el número a mirar: si baja después de sumar los recordatorios, el sistema está pagando por sí mismo.
Errores comunes
Cargar disponibilidad idealizada. Abrir horarios que en la práctica no vas a poder atender genera cancelaciones tuyas, que es peor que no haber ofrecido el horario.
Un solo calendario para servicios que duran distinto. Si una consulta son 30 minutos y un tratamiento son 2 horas, necesitás calendarios separados o vas a encajar mal los turnos.
Recordar solo por email. El email de recordatorio se lee tarde o no se lee. El recordatorio sirve si llega al lugar donde la persona mira: el teléfono.
No hacer nada con las ausencias. Un turno perdido sin seguimiento es un cliente perdido. Con un mensaje automático, buena parte reagenda.