Llamadas perdidas

Una llamada perdida sin devolver es, casi siempre, alguien que llamó al siguiente de la lista. Y a diferencia de un mensaje sin responder, no queda esperando en ninguna bandeja: hay que ir a buscarla.

Se puede automatizar para que no dependa de que alguien se acuerde.

Cómo se arma

Creá una automatización con el disparador de llamada perdida.
Agregá un WhatsApp inmediato al que llamó: que no pudiste atender y en cuánto lo llamás.
Sumá un aviso interno a quien corresponda devolverla. Ver Avisos al equipo.
Si querés, creá una tarea con vencimiento para que quede registro.
Publicá y probalo llamando vos y cortando.

Sin armar nada, la configuración del teléfono ya trae la respuesta automática a llamadas perdidas: se prende con una casilla y se edita el texto que va a recibir quien llamó. Debajo hay una segunda casilla para que ese mismo aviso salga por WhatsApp en vez de mensaje de texto, siempre que tengas el canal conectado.

El mensaje automático es lo que más rinde

El aviso interno es útil, pero el que cambia el resultado es el mensaje al que llamó, y por dos motivos.

Le confirma que existís. Quien llama a un negocio y no lo atienden asume que no van a devolverle el llamado, así que sigue buscando. Un mensaje en el minuto siguiente frena esa búsqueda.

Abre la conversación. Muchas veces la persona responde ahí mismo por escrito y ya no hace falta la llamada — resolviste la consulta y encima queda todo en la bandeja, con historial.

Y hay una ventaja técnica: ese mensaje entrante abre la ventana de 24 horas, así que el seguimiento después no necesita plantillas.

No prometas un plazo que no vas a cumplir. "Te llamamos en 5 minutos" y llamar al día siguiente es peor que no haber mandado nada: convertiste una llamada perdida en una promesa incumplida. Poné un plazo que el equipo sostenga en su peor día.

Cuándo una llamada pasa a contar como perdida lo definís vos: en la ficha del número hay un campo con los segundos que suena antes de cortar —la anotación en rojo aclara que admite hasta veinte— y otro para el mismo tope en las llamadas que salen.

Fuera de horario

Es donde más se pierde y donde más fácil se gana. El mensaje automático puede decir a qué hora abren y ofrecer que dejen su consulta por escrito. Muchos lo hacen, y llegás a la mañana con la conversación empezada en vez de un número suelto en el registro.

Antes de que la llamada se pierda podés hacerla sonar en otro lado: en la ficha de cada persona del equipo se elige a dónde entra —la versión de escritorio, la aplicación del celular o el número personal—, y se puede marcar más de una a la vez.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si el número que llamó no tiene WhatsApp? El mensaje no se entrega. Ahí queda el aviso interno como red: alguien tiene que devolver la llamada.

¿Puedo derivar las llamadas al celular en vez de perderlas? Sí, y conviene combinarlo: derivás, y si aun así no se atiende, el flujo hace lo suyo.

¿Sirve para llamadas de números desconocidos? Sí, y es donde más rinde: un número que no está en tus contactos suele ser un cliente nuevo.

¿Cómo sé cuántas estoy perdiendo? En Informes. Es un número que a casi nadie le gusta mirar y que suele explicar huecos en el mes.

Por qué conviene

De todos los canales, el teléfono es el único donde la oportunidad se pierde en silencio. Un mensaje sin responder queda visible en la bandeja molestando hasta que alguien lo atiende; una llamada perdida no molesta a nadie.

Por eso es el lugar donde más clientes se escapan sin que nadie note que se escaparon — y por eso automatizar la respuesta rinde tanto: no estás mejorando algo que hacías mal, estás cubriendo algo que no hacías.

Errores comunes

Depender de que alguien revise el registro. No pasa en un día ocupado.

Prometer un plazo que no se cumple. Peor que el silencio.

No avisar fuera de horario. Es cuando más se pierde.

Avisar sin asignar. Todos se enteran, nadie devuelve.