Tareas y seguimientos

La mayoría de las ventas que se pierden no se pierden por precio: se pierden porque nadie volvió a escribir. La conversación terminó en "te confirmo el jueves" y el jueves nadie se acordó.

Una tarea es el lugar donde eso deja de depender de la memoria.

Cómo se hace

Cuando una conversación termina sin cerrarse, creá la tarea antes de pasar a la siguiente. No al final del día: en ese momento.
Escribila como una acción concreta: "llamar para confirmar el presupuesto de la reforma", no "seguimiento".
Ponele fecha de vencimiento, siempre. Aunque sea aproximada.
Asignala a una persona, aunque el equipo seas vos solo.
Dejala sobre el contacto, no en una libreta aparte: quien atienda mañana tiene que ver el pendiente al abrir la ficha.
Empezá el día por la lista de tareas vencidas, no por la bandeja.

La lista de tareas se filtra por contacto, por responsable y por estado, y se ordena por vencimiento. Debajo de cada fecha aparece cuánto falta, en color, así lo que se está por vencer salta a la vista. Es la pantalla por la que conviene arrancar el día, antes que por la bandeja.

La idea que ordena todo: un seguimiento sin fecha es una intención

Todo el mundo tiene la intención de hacer el seguimiento. Lo que casi nadie tiene es el día. Y sin día, el pendiente no aparece en ninguna lista, no le llega a nadie y no compite por el tiempo de nadie: existe solamente en la cabeza de quien lo pensó.

Por eso las tres cosas que hacen que una tarea sirva son siempre las mismas: qué hay que hacer, quién lo hace y cuándo. Si falta alguna de las tres, no es una tarea — es una nota con formato de tarea.

El formulario con el que se crea una tarea pide exactamente esas tres cosas: un título, un responsable y un vencimiento. El título y la fecha van marcados como obligatorios, y abajo hay un interruptor que corre el vencimiento al día hábil siguiente cuando cae fin de semana.

Qué merece una tarea y qué no

Sí: lo que depende de vos y tiene un momento. Llamar el martes, mandar el presupuesto revisado, pedir la documentación que faltaba.

No: lo que depende del cliente. "Esperar que confirme" no es una tarea tuya. Eso se resuelve con una espera y un mensaje automático, y tu tarea aparece recién si a los tres días no contestó.

Tampoco: lo que hacés todos los días. Si tu tarea es "revisar la bandeja", el problema es de filtros, no de tareas.

La tarea sin fecha nunca vence, y lo que nunca vence nunca se hace. Es la forma más común de tener una lista larguísima y ningún seguimiento real. Si no sabés cuándo corresponde hacerla, ponele una fecha igual y movela después: una fecha equivocada te la pone adelante de los ojos, ninguna fecha la desaparece.

Lo automático no reemplaza al seguimiento, lo ordena

Un recordatorio automático puede hacer que la tarea se cree sola: cuando una oportunidad lleva catorce días sin moverse, cuando alguien pidió presupuesto y no volvió, cuando terminó una visita.

Eso resuelve el "acordarse". Lo que no resuelve es el contenido: un mensaje automático de "¿seguís interesado?" rinde bastante menos que una llamada que retoma exactamente dónde quedaron. La automatización se encarga de que aparezca el pendiente; la persona, de que valga la pena.

Cuando el pendiente es una llamada, al terminarla el sistema pide el resultado desde el celular. Registrar si atendió, si estaba ocupado o si quedó en el contestador es lo que hace que el seguimiento no dependa de la memoria de quien llamó.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia una tarea de una nota? La nota guarda contexto, la tarea pide una acción con fecha. Si escribiste algo que alguien tiene que hacer, no era una nota.

¿Y si soy yo solo? Igual. La tarea no es para coordinar un equipo, es para que el pendiente sobreviva al día siguiente.

¿Cuántos seguimientos conviene hacer antes de soltar? Tres o cuatro espaciados suele ser lo razonable. Lo que no conviene es soltar en el primero, que es lo que hace casi todo el mundo.

¿Qué hago con una tarea que arrastro hace tres semanas? Hacela hoy o matala. Una tarea vencida crónica entrena al equipo a ignorar la lista entera.

¿Conviene poner la tarea sobre el contacto o sobre la oportunidad? Sobre lo que estés siguiendo. Si es una venta concreta en curso, va con la oportunidad; si es la relación con la persona, con el contacto.

Por qué conviene

El seguimiento es la parte del trabajo comercial que no se ve y que decide casi todo. Nadie te felicita por escribirle a alguien el día que dijiste que le ibas a escribir, pero es lo que separa al proveedor que parece serio del que parece que se olvidó.

Y tiene un efecto secundario que conviene mencionar: cuando los pendientes están escritos con fecha y dueño, dejás de cargarlos mentalmente. La sensación de "me estoy olvidando de algo" desaparece, y esa sensación es la que hace que atender clientes se sienta agotador aun cuando son pocos.

Errores comunes

Confiar en la memoria. Funciona con tres clientes y se rompe con diez.

Tareas sin fecha. No aparecen en ningún lado, así que no existen.

Tareas sin dueño en un equipo. Todos suponen que la hace otro.

Escribir "seguimiento" y nada más. Tres días después nadie sabe qué había que hacer.

Dejar vencidas para siempre. La lista pierde autoridad y el equipo deja de mirarla.