Presupuestos con fecha de vencimiento

Un presupuesto puede llevar una fecha a partir de la cual ya no se puede aceptar. Se define al armarlo, el cliente la ve, y pasado el plazo el documento deja de poder firmarse.

Cómo se hace

Armá el presupuesto como siempre, con sus ítems y el total.
Antes de enviarlo, activá el vencimiento y elegí la fecha.
Elegí un plazo corto y realista: entre 7 y 15 días para la mayoría de los servicios. Un mes es demasiado — nadie decide en la semana cuatro lo que no decidió en la uno.
Decilo en el mensaje con el que lo mandás, no solo adentro del documento. "Te lo dejo vigente hasta el viernes 8" hace más que cualquier campo.
Armá el recordatorio dos o tres días antes del vencimiento desde Automatizaciones. Es el mensaje que más cierra de toda la secuencia.
Definí qué hacés cuando vence: reemitir con precios actualizados, o marcar la oportunidad como perdida. Ver Perder bien.

El vencimiento también se puede dejar puesto por defecto: un interruptor que lo aplica a todos los documentos nuevos, la cantidad de días, y una casilla que le avisa al firmante el día anterior. Ese aviso automático es de un solo día — el recordatorio que realmente cierra va dos o tres días antes, y ese lo armás vos.

La idea que ordena todo: sin fecha no es una oferta, es una lista de precios

Un presupuesto sin vencimiento le dice al cliente algo que vos no quisiste decir: que puede decidir cuando se le ocurra, y que el precio va a estar esperándolo.

Eso tiene tres costos que se pagan seguido. El primero es el más obvio: los números que pusiste hoy —costos, tipo de cambio, disponibilidad de tu agenda— no son los de dentro de tres meses, y el cliente que reaparece con un PDF viejo tiene razón en reclamar ese precio.

El segundo es que la venta nunca se cierra ni se muere. Queda una tarjeta eterna en la etapa "propuesta enviada" que no sabés si perseguir o soltar, y un pipeline lleno de esas deja de servir para decidir nada.

Las solapas del listado llevan un contador cada una, y ahí se ve el problema de un vistazo: dieciséis borradores, quince esperando respuesta del otro lado y dos completados. Sin fecha de vencimiento, la del medio solo crece.

El tercero es el que menos se ve: quien no tiene que decidir, no decide. No porque no quiera contratarte, sino porque hay quince cosas más urgentes esa semana. La fecha no presiona: le da prioridad a algo que si no la tiene se posterga para siempre.

El vencimiento sin aviso previo no cierra ventas, las mata. Si el cliente se entera del plazo el día que ya venció, lo único que lograste fue perder al que iba a decir que sí y se le pasó. El recordatorio antes de la fecha es la mitad del mecanismo, no un adorno.

Cómo lo ve el cliente

Abre el documento y ve hasta cuándo está vigente. No es una amenaza: es información normal, la misma que espera de cualquier presupuesto serio.

Si entra después del plazo, el documento sigue visible pero ya no lo puede firmar. Ese momento es una oportunidad, no un cierre de puerta: alguien que abre un presupuesto vencido es alguien que todavía está interesado. Que ese intento te llegue como aviso vale más que la venta que se perdió por no tener plazo.

Preguntas frecuentes

¿No queda agresivo ponerle fecha a una propuesta? Al revés: lo raro es un presupuesto eterno. Todo el mundo entiende que los precios tienen vigencia, y un plazo declarado se lee como profesionalismo, no como presión.

¿Puedo extenderlo si el cliente lo pide? Sí, y es un buen momento comercial. Alguien que pide una prórroga te está diciendo que sigue interesado y te da una excusa perfecta para volver a hablar.

¿Qué plazo pongo? El que refleje tu realidad. Si tu agenda se llena con dos semanas de anticipación, ese es tu plazo. Poner un mes cuando el precio te dura una semana solo te obliga a incumplirlo.

¿Qué pasa con el presupuesto vencido, se borra? No. Queda en el historial del contacto, que es donde tiene que estar cuando esa persona vuelva.

¿Sirve para contratos también? Sí, y ahí importa incluso más: un contrato aceptado meses después puede tener condiciones que ya no podés sostener.

Por qué conviene

La etapa donde más ventas se traban en cualquier pipeline es "propuesta enviada", y casi nunca es porque el cliente dijo que no. Es porque nadie le pidió que respondiera.

Una fecha convierte una espera indefinida en una conversación con calendario. Te da un motivo legítimo para escribir —"se vence el viernes"— que no suena a insistencia, y te da una respuesta: sí, no, o pedime más tiempo. Las tres sirven. La que no sirve es el silencio.

Y protege el margen. Los precios que no vencen se erosionan solos, porque el costo sube y la propuesta no. Ver Firmar y cobrar.

Errores comunes

Mandarlo sin fecha. La venta no se cierra ni se muere, y el pipeline se llena de tarjetas que no significan nada.

Cómo se llega: desde la sección de cobros, la solapa de documentos y contratos. La numeración marca ese recorrido y termina en el botón de ajustes, que es donde vive el vencimiento por defecto para todos los documentos nuevos.

Poner la fecha y no avisar antes. Perdés al que iba a firmar y solo se le pasó.

Plazos de un mes o más. Nadie decide en la semana cuatro lo que no decidió en la primera.

Que solo esté adentro del documento. Si no lo decís en el mensaje, buena parte no lo ve.

Extender el plazo sin que lo pidan. Si reemitís el mismo precio cada vez que vence, la fecha deja de significar algo y el cliente lo aprende rápido.