Managea · AyudaAgendar con un bot desde un flujo
El bot que sale a conseguir el turno cuando vos lo mandás, con un tiempo límite y una rama para cada resultado.
Hay dos formas de que la IA agende, y conviene no confundirlas porque se configuran en lugares distintos:
Dentro de la conversación. El agente que atiende la bandeja tiene habilitada la acción de agendar: alguien pregunta por un turno y lo reserva ahí mismo. Ver El agente de conversaciones.
Desde una automatización — esto. Un bot que vos disparás desde un flujo, con un objetivo concreto —conseguir el turno—, un tiempo límite para lograrlo, y una salida distinta según lo haya conseguido o no. Es el que se usa para recuperar gente: el que no vino, el que dejó el carrito, el que pidió información hace dos semanas.
Cuándo conviene cada uno
El de la conversación, cuando la persona te escribió a vos. Ya hay una charla; agendar es el cierre natural.
El de la automatización, cuando vos salís a buscarla. No hay conversación abierta: la abrís con un objetivo y un plazo. Y como devuelve un resultado, el flujo puede seguir distinto según haya funcionado o no — eso es lo que el agente de la bandeja no te da.
Cómo se arma
- Elegí el disparador del flujo: qué tiene que pasar para que el bot salga a hablar. Puede ser una respuesta del cliente, una etiqueta, un turno al que no vino, un pago que no se completó.
- Agregá el paso del bot de agendamiento y configurá las dos cosas que definen todo: sobre qué calendario reserva y cuánto tiempo tiene para conseguirlo.
- Escribí el primer mensaje, el que rompe el hielo. Ese lo escribís vos; el resto de la charla la maneja el bot.
- Abrí las ramas según el resultado y colgá de cada una lo que corresponda.
- Probalo con vos mismo antes de dejarlo corriendo.
El tiempo límite es la decisión importante
A diferencia del agente de la bandeja, este bot no espera para siempre: tiene una ventana para conseguir el turno y después se rinde. Ese número define la experiencia.
Muy corto, abandona a alguien que estaba por contestar. Muy largo, seguís teniendo una conversación abierta con una persona que ya perdió el interés — y peor, el flujo queda trabado esperando.
Para recuperar a alguien que no vino a un turno, unas horas suele alcanzar. Para un carrito abandonado, menos: la intención se enfría rápido.
Las ramas: qué hacés con cada resultado
Acá está el valor de hacerlo por automatización. Cuando el bot termina, el flujo pregunta si consiguió el turno y sigue distinto:
Si agendó — confirmación inmediata y los recordatorios de siempre. Ojo con un detalle: esa confirmación conviene mandarla desde el flujo, no dejársela al bot.
Si no agendó — todavía hay una pregunta más que hacerse: ¿la persona dijo que no, o simplemente se le agotó el tiempo al bot? No es lo mismo. Al que dijo que no lo dejás en paz; al que quedó a mitad de camino le mandás un mensaje distinto, o se lo pasás a una persona.
Sin esa segunda bifurcación, todas las conversaciones que quedaron colgadas terminan en el mismo lugar: en ninguno. Es el agujero más común de este tipo de flujo.
La regla que evita el problema más caro
El bot nunca inventa disponibilidad: la consulta. Por eso el calendario se elige en la configuración del paso y los horarios no se escriben en ningún texto.
Si por algún motivo no puede leer el calendario, la respuesta correcta es "te confirmo en un momento" — nunca una estimación. Un turno prometido que no existe es un cliente que llega a una puerta cerrada, y esa conversación la tenés que tener vos.
Antes de soltarlo, verificá que el calendario tenga disponibilidad real y el colchón entre turnos configurado. Si el calendario está mal, el bot va a agendar mal — con la diferencia de que lo va a hacer a toda hora y sin que nadie lo revise. Ver Tiempo entre turnos.
Después de agendar
El turno dispara lo de siempre, y conviene tenerlo armado antes de encender esto: confirmación inmediata, recordatorio 24 horas antes, seguimiento si no vino. Ver Reducir las ausencias.
Un bot que agenda bien y después no recuerda produce turnos que nadie cumple.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar los dos, el de la bandeja y el de la automatización? Sí, y es lo habitual: el de la bandeja atiende a quien te escribe, y el de la automatización sale a buscar a quien no. Lo que no conviene es que los dos le hablen al mismo contacto al mismo tiempo.
¿Qué pasa si el cliente quiere un horario que no está disponible? Ofrece los que sí están. Si insiste con uno puntual, debería pasar la conversación a una persona.
¿Puede reprogramar o cancelar? Es una decisión de configuración. Permitirlo baja las ausencias — cancelar con aviso es mucho mejor que no aparecer.
¿Sirve para turnos grupales? Sí, si el calendario está configurado para eso. Ver Mostrar cupos por turno.
¿Cómo sé si está funcionando? Por las ramas: cuántos entraron, cuántos agendaron y cuántos se colgaron. Si la rama del tiempo agotado se llena, el plazo es muy corto o el primer mensaje no invita a contestar.
Errores comunes
Soltarlo con el calendario mal configurado. Agenda mal, a toda hora.
No separar "dijo que no" de "se agotó el tiempo". Son dos personas distintas y merecen dos mensajes distintos.
Un tiempo límite larguísimo. Deja flujos abiertos y conversaciones zombi.
Dejar que el bot confirme el turno. La confirmación sale del flujo, después de que la reserva existe de verdad.
No armar los recordatorios. Turnos agendados que nadie cumple.