Managea · AyudaQue el agente agende turnos
El paso que convierte una conversación en una cita. Cómo se habilita, qué pasa después de reservar y qué no puede hacer.
Es el uso donde más rinde, porque convierte atención en agenda sin que intervengas: el agente junta lo que necesita, mira tu disponibilidad real, ofrece horarios y confirma el turno en el mismo chat.
Antes de habilitarlo: el calendario ya tiene que estar
Si el calendario está mal configurado, el agente va a agendar mal — a toda hora y sin que nadie lo revise. Es el orden que no se saltea: primero la disponibilidad real, los días que no atendés y el colchón entre turnos; después el agente. Ver Configurar tu disponibilidad y Tiempo entre turnos.
El agente no crea calendarios: usa uno que ya existe. Todo lo que esté flojo ahí abajo se amplifica.
Cómo se habilita
Se activa dentro de los objetivos del agente: prendés la opción de agendar y elegís sobre qué calendario reserva. Eso es todo lo que hace falta para el caso normal.
Lo que conviene saber antes de elegir:
Un calendario funciona en cualquier tipo de agente, sin importar cómo lo hayas creado.
Varios calendarios —para que el agente elija entre distintos servicios o personas— solo funciona en el agente creado por instrucciones. Si armaste el tuyo con el asistente guiado, esta opción no va a estar. Ver El agente de conversaciones.
El calendario de servicios tiene la misma restricción: solo en el agente por instrucciones.
Con varios calendarios, no dejes que el agente adivine cuál corresponde. Si el criterio para elegir uno u otro es importante —precios distintos, personas distintas, duraciones distintas— conviene que esa decisión la tome una regla, no la conversación: un agente por servicio, o preguntar primero y derivar. Un turno agendado en el calendario equivocado se descubre el día del turno.
La regla que evita el problema más caro
El agente nunca inventa disponibilidad: la consulta. Por eso el calendario se elige en la configuración y los horarios no se escriben en ningún texto.
Si le escribís horarios en las instrucciones, va a repetirlos aunque estén ocupados — porque desde el texto no ve tu agenda. Un turno prometido que no existe es un cliente que llega a una puerta cerrada, y esa conversación la tenés que tener vos.
Cuando por algún motivo no pueda reservar, la respuesta correcta es "te confirmo en un momento", no una estimación.
Qué preguntar antes de ofrecer horarios
Menos de lo que uno cree. Cada pregunta previa es una oportunidad de que la persona abandone.
Lo mínimo suele ser qué servicio quiere —porque define la duración— y poco más. El resto se pregunta en el turno o después de reservar, cuando la persona ya se comprometió.
Qué pasa después de reservar
Acá se decide bastante, y casi nadie lo configura:
Mandar solo el enlace del turno, sin más charla.
Dormir al agente. Ya cumplió su objetivo; que no siga conversando por inercia. Es lo más sano para la mayoría de los casos.
Disparar una o más automatizaciones, que es donde va todo lo que sigue: la confirmación, el recordatorio 24 horas antes y el seguimiento del que no vino. Ver Reducir las ausencias.
Un agente que agenda bien y después no recuerda produce turnos que nadie cumple.
Lo que no hace
Dos límites que conviene saber antes de prometerle algo a un cliente:
No cobra durante la reserva. El agente agenda; el pago va por otro lado —un link de pago o una seña que mandás después—. Ver Links de pago.
No trabaja con servicios privados. Los que no son visibles públicamente quedan fuera de lo que puede ofrecer.
Preguntas frecuentes
¿Puede reprogramar o cancelar? Es una decisión de configuración. Permitirlo baja las ausencias — cancelar con aviso es mucho mejor que no aparecer.
¿Qué pasa si el cliente quiere un horario que no está disponible? Ofrece los que sí están. Si insiste con uno puntual, debería pasar la conversación a una persona. Ver Cuando el agente pasa a un humano.
¿Sirve para turnos grupales? Sí, si el calendario está configurado para eso. Ver Mostrar cupos por turno.
¿Cómo sé si está agendando bien? Mirá la agenda, no el chat. Que el agente escriba "listo, te agendé" no garantiza que el turno exista: el que vale es el que aparece en el calendario.
Errores comunes
Escribirle los horarios en las instrucciones. Garantiza turnos inventados.
Habilitarlo con el calendario a medias. Agenda sobre huecos que no querías dar.
Pedir demasiados datos antes de ofrecer horarios. Cada pregunta pierde gente.
No armar la confirmación y el recordatorio. Turnos agendados que nadie cumple.
Dejarlo hablando después de agendar. Ya consiguió lo que iba a buscar; seguir conversando solo agrega chances de decir algo raro.